Fast jeder angehende Freelancer hat zu Beginn Probleme damit, mit dem richtigen Mindset an die Selbstständigkeit heranzugehen. Hast du dich auch schon öfter mal dabei erwischt, dass du noch immer mit einem Angestellten-Denken unterwegs bist? Dies ist in den meisten Fällen der Grund dafür, warum du als Freelancer noch nicht so erfolgreich bist, wie du es sein könntest. Auch ich habe zu Beginn meine Schwierigkeiten damit gehabt, umzudenken und mich und meine Dienstleistung als mein eigenes kleines Unternehmen zu betrachten. Aber genau das ist total wichtig! Und ein Schritt dahin ist es, als Freelancer Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit aufzustellen.

Bist du noch Dienstleister oder schon Unternehmer?

Sieh dich selbst nicht als kleinen Dienstleister, der ja „nur“ Tätigkeit XY verrichtet. Fang an, dich als Unternehmer zu sehen. Wenn du das Ganze mal aus der Vogelperspektive betrachtest, verrichtest du nämlich nicht nur deine Tätigkeit XY.

Wer kümmert sich z. B. um die Neukundenakquise? Wer führt Gespräche mit potentiellen Kunden? Richtig: Du selbst! In einem größeren Unternehmen gibt es eine eigene Vertriebsabteilung für diese Aufgaben. In deinem kleinen Unternehmen übernimmst du diese Aufgabe nebenbei mit.

Wer kümmert sich um deine Buchhaltung und darum, dass am Monatsende Rechnungen an deine Kunden herausgeschickt werden? Richtig: Du selbst! Es gibt keine separate Finanzabteilung in deinem Unternehmen, also übernimmst du auch diese Aufgabe selbst.

Wer kümmert sich um deine Social-Media-Auftritte und deine Website? Gibt es vielleicht sogar einen Blog auf deiner Website? Wer kümmert sich um diesen und investiert Stunden, um neue Blogbeiträge oder Social Media Posts anzufertigen? Richtig: Du selbst! Du bist also auch noch die Marketingabteilung in deinem kleinen Unternehmen. Merkst du, dass du weit mehr bist, als ein einfacher Dienstleister?

Genau deshalb ist es so wichtig, dass du dich selbst als Unternehmer siehst – und dich auch dementsprechend verhältst! Jedes Unternehmen hat eigene Rahmenbedingungen, unter denen es agiert. Diese Rahmenbedingungen legt das Unternehmen selbst fest und nicht seine Kunden.

Hier ein Beispiel: Würdest du auf die Idee kommen, bei einem Friseur über die Preise für einen Haarschnitt verhandeln zu wollen? Nein! Du zahlst den Preis, den der Friseur dir nennt. Wenn dir dieser zu teuer ist, gehst du in einen anderen Friseursalon, aber fängst keine Preisverhandlung an. Würdest du darüber nachdenken, auf einen Termin zum Haare schneiden um 22 Uhr zu bestehen, obwohl der Friseursalon um 18 Uhr schließt? Nein! Du passt dich an die gegebenen Öffnungszeiten an.

Warum sollten solche Dinge bei einem Dienstleister, der Haare frisiert anders sein, als bei jemandem, der Text-, Social Media- oder sonstige Leistungen anbietet?

Also: Stehe endlich dafür ein, dass niemand außer dir selbst die Rahmenbedingungen für eine Zusammenarbeit mit dir festlegt. Du bist dein eigener Chef und du entscheidest, mit wem du unter welchen Konditionen zusammenarbeiten möchtest. Dein potentieller Kunde findet deine Rahmenbedingungen doof? Nicht dein Problem, sondern seins.

Letztens habe ich als Antwort auf ein Angebot, welches ich an einen potentiellen Kunden gesendet habe, folgenden Satz zurückbekommen: „Kannst du mir mit dem Preis bitte entgegenkommen? Sehr gerne würde ich mit dir zusammenarbeiten, aber ich muss mir dich auch leisten können.“ Ist es mein Problem, dass der Kunde nicht genügend Budget hat (oder bereit ist aufzuwenden) oder sein eigenes? Ich weiß nicht, wie es dir geht, aber ich bin noch nie zu einem Starfriseur gegangen und habe gesagt: „Ich würde sehr gerne von Ihnen einen Haarschnitt bekommen, aber leider möchte ich nicht so viel Geld dafür ausgeben. Können Sie es mir bitte günstiger machen?“ Völlig absurd, oder?

Eine hochwertige Dienstleistung hat einfach einen entsprechenden Preis. Wenn ein potentieller Kunde das nicht versteht, ist es nicht deine Aufgabe, dich für deine Preise zu rechtfertigen oder ihm zu erklären, wie wertvoll deine Leistung für ihn ist. Es ist nämlich viel einfacher: Dieser Kunde passt nicht zu dir und ist weit davon entfernt, dein Wunschkunde zu sein, mit dem du auf Dauer happy wirst. Also: Finger weg!

Warum ist es so wichtig, dass du Rahmenbedingungen festlegst?

Wenn du keine Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit dir festgelegt hast, lässt du dem Kunden immer den Spielraum, dir zu sagen, wo´s langgeht. Willst du das? Hast du dich deshalb selbstständig gemacht? Damit du wieder herumgeschubst wirst? Wolltest du nicht eigentlich dein eigener Chef sein und selbst Entscheidungen treffen können?

Wenn du nicht die Rahmenbedingungen der Zusammenarbeit selbst bestimmst und den Kunden alles entscheiden lässt, bist du ja im Grunde wie ein Angestellter ohne festes Gehalt, Kündigungsschutz und Entscheidungskompetenz. Das willst du doch sicher nicht und ist nicht Sinn dessen, dass du dich selbstständig gemacht hast, oder?

Wenn du festgelegte Rahmenbedingungen hast und diese einem potentiellen Kunden auf den Tisch legst, kann dieser entscheiden, ob er diese akzeptiert und mit dir zusammenarbeiten möchte – oder nicht. Natürlich ist nichts für alle Ewigkeit in Stein gemeißelt und du kannst bei der ein oder anderen Sache Zugeständnisse machen. Aber vom Grundsatz her, muss der Kunde sich nach deiner Nase richten und nicht umgekehrt.

Weißt du, welchen hübschen Nebeneffekt diese Sache hat? Du ziehst von nun an nur noch Kunden an, mit denen du arbeiten willst – nämlich deine Wunschkunden. Leute, die deine Vorgaben akzeptieren, werden dir und deiner Arbeit mit einer ganz anderen Wertschätzung gegenübertreten, als Leute, die deine Preise drücken wollen oder von dir erwarten, dass du 24/7 für sie erreichbar bist.

Mehr Wunschkunden = mehr Freude bei der Arbeit = entspannteres Leben. Glaub mir, ich habe das alles schon durch und weiß, wovon ich spreche. 😉

Welche Rahmenbedingungen solltest du für dein Unternehmen festlegen?

Ich habe für mich im Laufe der Zeit verschiedene Kriterien festgelegt, von denen ich nicht mehr abweichen möchte, wenn ich mit einem neuen Kunden eine Zusammenarbeit beginne. Welche das sind, erfährst du hier.

Ich bin nicht 24/7 für meinen Kunden erreichbar.

E-Mails von Kunden um 22 Uhr, mit der Bitte noch mal „schnell eine Kleinigkeit“ am eingereichten Text zu ändern? Können bis zum nächsten Nachmittag liegen bleiben, bevor ich sie bearbeite. Aufträge, die am Wochenende erledigt werden sollen? Haben Zeit bis Montag. Ganz ehrlich: Nichts ist so wichtig, als dass es nicht auch Zeit bis zum nächsten Tag hätte. Würde ich in einem normalen Büro arbeiten, würde ich diese Dinge auch erst am nächsten Arbeitstag oder nach dem Wochenende bearbeiten. Also: Lass dich bloß nicht dazu hinreißen, ständig sofort zu springen, wenn dein Kunde etwas will.

Ich habe diesen Fehler anfangs auch gemacht und für mich war es ganz normal, dass ich sieben Tage pro Woche für Kunden zur Verfügung stand. Das mache ich heute nicht mehr. Ich habe klar geregelte Öffnungszeiten für meine Kunden. Diese sind Montag bis Freitag zu normalen Büroöffnungszeiten. Außerhalb dieser Zeit wissen meine Kunden, dass sie nicht mit einer Rückmeldung von mir rechnen brauchen. Das funktioniert wunderbar – wenn man von Anfang an klar kommuniziert und sagt, wie es läuft.

Ich habe außerdem zu Beginn auch den Fehler gemacht, dass ich für Kunden, die einen kleinen Minianteil meines monatlichen Gesamteinkommens ausgemacht haben, ständig erreichbar war. Mit diesem Phänomen haben besonders virtuelle Assistenten zu kämpfen. Mal angenommen, du hast einen Kunden, für den du einmal im Monat die Buchhaltung vorbereitest und dafür vielleicht 150 Euro bekommst. Achte darauf, dass du dich auch wirklich nur an einem einzigen Tag im Monat mit diesem Kunden beschäftigst und dich nicht dabei erwischst, dem Kunden ständig E-Mails mit belanglosem Zeug zu beantworten. Diese Zeit bezahlt dir nämlich niemand.

Diese Erfahrung habe ich am Anfang meiner Selbstständigkeit auch gemacht. Ein Kunde bezahlte mir für eine monatlich wiederkehrende Aufgabe, die ich jeweils am Monatsersten erledigte, 200 Euro im Monat. Er erwartete dafür aber, dass ich den ganzen Monat über ständig zur Verfügung stand und ihm jede kleine Nachfrage separat per E-Mail beantwortete, anstatt einmal im Monat gesammelt alles zu besprechen. So etwas geht nicht und steht vom Arbeitsaufwand her absolut nicht im Verhältnis zum Honorar!

Ich leiste keine kostenlosen Probeaufträge.

Auch diesen Fehler habe ich anfangs gemacht. Du willst unbedingt für diesen einen Kunden arbeiten und er fragt an – da er dich und die Qualität deiner Arbeit ja noch nicht kennt – ob du einen Probeauftrag machen kannst – natürlich unbezahlt. Auf gar keinen Fall! Wenn ein Kunde sich unsicher ist, ob ihr zusammenpasst, kann er dich gerne mit einem Probeauftrag testen – zum normalen Preis. Er braucht ja nicht gleich einen 6-Monatsvertrag mit dir eingehen. Er kann dich mit einer kleinen Aufgabe testen und dir diese aber selbstverständlich bezahlen. Du machst sie ja nicht zum Spaß, sondern weil es dein Job ist. Und das Ergebnis deiner Arbeit kann der Kunde verwenden. Also kostet dieser Probeauftrag auch etwas.

Wie oft habe ich es am Anfang meiner Selbstständigkeit erlebt, dass Kunden kostenlose Probeaufträge von mir wollten: Hier mal ein Blogartikel, da mal fünf Ideen für Facebook Posts. Oft ist das eine Masche, wie ich leider feststellen musste. Es gibt leider viele schwarze Schafe da draußen, die solche kostenlosen Arbeiten bei zehn Freelancern gleichzeitig anfragen und so ihren Social Media Content für die nächsten Monate gesichert haben – und das für lau! Du hörst nach dem Einreichen eines kostenlosen Probeauftrages oft nie wieder ein Wort vom Auftraggeber. Lass dich auf so etwas nicht ein. Es ist höchst unprofessionell! Du erkennst an diesem Verhalten auch schon die Leute, mit denen du nicht arbeiten willst – glaub mir. 😉

Ich beginne erst mit einem Auftrag, wenn ich eine Anzahlung erhalten habe.

Bei Neukunden habe ich mir angewöhnt, eine Anzahlung in Höhe von 50 Prozent des Rechnungsbetrages zu fordern, bevor ich mit der Bearbeitung des Auftrages beginne. Warum? Ganz einfach: Kenne ich die Person? Weiß ich sicher, dass ich am Ende mein Geld auch bekomme? Nein. Jetzt könnte man argumentieren, dass der Kunde mich ja aber genau so wenig kennt und er auch nicht weiß, ob ich meinen Job vernünftig mache. Ja, stimmt.

Genau deshalb ist es nur fair, das Risiko auf beide Parteien aufzuteilen: Der Kunde geht mit der Anzahlung in Vorleistung. Dann bin ich am Zug und leiste nicht nur die 50 Prozent, die mir bereits bezahlt wurden, sondern 100 Prozent, womit ich wiederum in der zweiten Monatshälfte in Vorleistung gehe, da ich nicht weiß, ob der Kunde den Rest begleichen wird. Es ist tatsächlich schon einmal vorgekommen, dass ein Neukunde mir die Anzahlung bezahlt hat, dann im Laufe des Monats die komplette Leistung von mir erhalten hat und am Ende den Restbetrag nicht bezahlen wollte. Unschöne Erfahrung, aber ich habe daraus gelernt. Hätte ich in diesem Fall ohne Anzahlung gearbeitet, hätte ich wohl keinen Cent gesehen und die viele Arbeit von einem ganzen Monat wäre für die Katz gewesen. Also, ohne Anzahlung läuft bei mir nichts mehr!

Dies gilt natürlich nur für Neukunden. Bei Bestandkunden kannst du es anders handhaben. Sobald ein gewisses beiderseitiges Vertrauen da ist, ist die ganze Sache nicht mehr ganz so kritisch. Aber ein gewisses Risiko bleibt natürlich auch hier bestehen, sollte es wider Erwarten plötzlich zu einer Unstimmigkeit kommen.

Ich definiere, wie der Kommunikationsprozess abläuft.

Bei diesem Punkt kommt es ein bisschen darauf an, um was für eine Art Kunden es sich handelt. Geht es darum, dass du ein weiteres Mitglied eines größeren Teams wirst, sind die Abläufe von Seiten des Kunden wahrscheinlich schon vorgegeben und das ist in dem Fall auch in Ordnung, wenn die Prozesse für dich und deine Arbeit praktisch gut umsetzbar sind.

Ich arbeite meistens mit Einzelunternehmern oder zumindest kleinen Unternehmen, bei denen es oft noch keine etablierten Abläufe mit externen Dienstleistern gibt. In einem solchen Fall nehme ich das Zepter in die Hand und schlage meinem neuen Kunden vor, wie sich unsere tägliche Arbeit am effizientesten gestalten lässt. Ich empfehle, ein Kommunikationstool zu nutzen, so dass die Kommunikation übersichtlich bleibt. Mache deinem Kunden von Anfang an klar, dass dies der einzige Ort für geschäftliche Kommunikation mit dir ist. Glaub mir, du möchtest nicht im Facebook Messenger, auf Instagram, auf WhatsApp, per E-Mail und vielleicht noch per SMS Nachrichten von deinen Kunden erhalten. Das ergibt am Ende ein riesiges Chaos und außerdem steigert es dein Stresslevel enorm, wenn du auf sämtlichen Kanälen bombardiert wirst und nicht mehr zwischen privaten und beruflichen Plattformen unterscheiden kannst. Stelle also von Anfang an klare Kommunikationsregeln auf.

Ich nehme nur Aufträge an, die mir vom ersten Gefühl her Spaß machen.

Im Laufe der Zeit merkt man, welche Aufgaben einem besonders Spaß machen und welche sich mehr und mehr zum Krampf entwickeln. Letztere Tätigkeiten solltest du aus deinem Angebot verbannen – du möchtest doch Spaß an deiner Arbeit haben oder?

Gerade zu Beginn meiner Selbstständigkeit neigte ich immer wieder dazu, jede Art von Auftrag anzunehmen. Nach sehr kurzer Zeit merkte ich jedoch, dass ich immer weniger Spaß an meinem Job hatte und stellte fest, dass dies vor allem daran lag, dass ich viel zu viele Tätigkeiten verrichtete, die ich eigentlich nicht mochte. So beschloss ich, zukünftig nur noch neue Aufträge hinzuzunehmen, auf die ich wirklich Lust hatte – und das waren in meinem Fall Social-Media-Tätigkeiten und das Erstellen und Lektorieren von Texten. Da ich all die anderen Virtuellen-Assistenten-Aufgaben nicht mehr machen wollte, da sie mir einfach nicht so viel Spaß machten, war die einzig logische Konsequenz eine neue Positionierung. Von diesem Moment an änderte ich meine Jobbezeichnung von virtueller Assistentin auf Social Media Managerin und Texterin – und zog so automatisch nur noch die Kunden an, die Unterstützung in genau diesen Bereichen brauchten.

Wenn ein Bestandskunde heute fragt, ob ich auch Tätigkeiten übernehmen würde, die außerhalb meiner festgelegten Bereiche liegen, sage ich „nein“ – einfach, weil ich weiß, dass es langfristig die bessere Entscheidung für mich ist. Ausnahmen mache ich nur, wenn das neue Tätigkeitsfeld etwas ist, das mich wirklich interessiert und bei dem ich ein großes Entwicklungspotential für mich sehe. Man kann und sollte ja auch immer seinen Horizont erweitern und Neues dazulernen. Ich würde jedoch keine Aufgaben hinzunehmen, die unter meinen Fähigkeiten liegen, nur um zusätzliches Geld zu verdienen. Das ist es nicht wert und hemmt nur mein Wachstum.

Wenn ich eins gelernt habe, dann dass es einfach nichts bringt, alle möglichen Leistungen anzubieten. Man sollte sich auf genau die Dinge beschränken, die man gerne – und folglich meistens auch gut – macht. Aufträge, die nicht mehr zu diesem Tätigkeitsbereich gehören, sollte man ablehnen – auch wenn es anfangs schwer fallen wird.

Ich hoffe, dieser Beitrag gibt dir ein Gefühl dafür, wie wichtig es für dich als Freelancer ist, dass du klare Rahmenbedingungen für die Zusammenarbeit mit dir festlegst. Ich habe über dieses Thema zu Beginn meiner Selbstständigkeit auch nicht nachgedacht. Aber genau deshalb möchte ich dir mit diesem Beitrag Hilfestellung geben und dich vor allem dazu anregen, mal darüber nachzudenken, warum du dringend deine eigenen Standards festlegen solltest.

Neben diesen fünf Punkten, die ich dir im Beitrag erläutert habe, gibt es zahlreiche weitere Dinge, die du vor einer Zusammenarbeit mit einem neuen Kunden klären solltest. Du möchtest tiefer in dieses und viele weitere Themen einsteigen, die den Start in die Selbstständigkeit als Freelancer betreffen? Dann trag dich sehr gerne für mein Anfang 2019 erscheinendes Coaching-Programm ein. Ich werde hier eine kleine Gruppe von Leuten wie dich dabei unterstützen, sich als Freelancer selbstständig zu machen. Lerne Schritt-für-Schritt, wie auch du dir ein freies und selbstbestimmtes Leben erschaffen und dein eigener Chef werden kannst. Ich freue mich darauf, dir bei deinem Projekt „Selbstständigkeit“ mit all meinem Wissen und meiner Erfahrung der letzten zweieinhalb Jahre zur Seite stehen zu dürfen!